Privacy statement

DDF People (hierna te noemen: DDF) is de shared services organisatie van de DDF-groep. Binnen de groep houden wij ons vooral bezig met diensten op het gebied van arbeid en arbeidsbemiddeling voor onze bedrijfsonderdelen.

Het doel van DDF is om arbeidsbemiddeling succesvol te laten plaatsvinden en jou optimaal te helpen in je zoektocht naar een (andere) baan. Hiervoor is het noodzakelijk dat DDF persoonlijke gegevens van jou, als kandidaat, verwerkt. Alle gegevens die wij hebben, worden vertrouwelijk behandeld en slechts doelmatig verwerkt. Bovendien worden gegevens niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk. Door dit privacy statement willen wij voor jou inzichtelijk maken wat wij doen met jouw persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt.

Overal waar in dit statement wordt gesproken over DDF, DDF People, “wij” of “ons/onze”, wordt bedoeld DDF People B.V. kantoorhoudende aan de Europa-allee 6 te (8265 VB) Kampen.

Bezoek van onze website(s)
Onze website kan in principe worden bezocht zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Wij maken echter wel gebruik van cookies en webstatistieken, waarbij bepaalde niet identificeerbare informatie over de gebruiker van de website door ons wordt verzameld. Dit doen we om te kijken hoe jij als bezoeker onze website gebruikt, zodat we onze website kunnen blijven verbeteren en gebruiksvriendelijk(er) kunnen. Welke cookies geplaatst worden en hoe dit werkt, kun je nalezen in onze cookieverklaring.

Wanneer worden persoonsgegevens verzameld?
Persoonsgegevens worden op diverse manieren door ons verzameld. Wij verwerken jouw persoonsgegevens als jij contact met ons opneemt en je gegevens bij ons achterlaat. Dit gebeurt onder andere wanneer jij je inschrijft op onze website om bemiddeld te worden naar werk, solliciteert op een functie bij ons, je ons per e-mail, brief of telefonisch benadert, je bij ons komt op een vestiging, jij jouw gegevens op digitale publieke plaatsen (jobsites etc.) hebt gepubliceerd en wij je benaderen of als je als (mogelijke) zakelijke relatie jouw diensten bij ons aanbiedt.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Zoals aangegeven is het doel van DDF om arbeidsbemiddeling succesvol te laten plaatsvinden voor jou en voor onze bedrijfsonderdelen. Als je jouw persoonsgegevens voor dit doel aan ons verstrekt, dan worden je persoonsgegevens opgenomen in onze databank. Dit gebeurt zowel wanneer je op een specifieke vacature hebt gesolliciteerd bij ons als wanneer je een open sollicitatie aan ons verstuurt. Wanneer je gesolliciteerd hebt op een specifieke vacature, dan worden je gegevens in beginsel hiervoor gebruikt, zodat we in contact kunnen treden en contact kunnen onderhouden. Opname in onze databank betekent verder dat de door jouw verstrekte persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de bedrijfsonderdelen binnen de DDF-groep die zich met arbeid en arbeidsbemiddeling bezighouden. Hierdoor kun je benaderd worden door een bedrijfsonderdeel, vanwege een vacature die mogelijk interessant voor je is. Dit alles met als doel jou zo optimaal mogelijk te helpen in de zoektocht naar een (andere) baan.

Je gegevens kunnen ook gebruikt worden voor:

• het aangaan en onderhouden van een arbeidsbemiddelingsrelatie en je in contact te brengen met, voor te stellen aan en te bemiddelen naar werk bij een opdrachtgever van ons
• de terbeschikkingstelling aan onze opdrachtgever en het aangaan van een uitzend- en/of detacheringsovereenkomst
• de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie of opdracht
• het bevorderen en stimuleren van je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid
• het nakomen van onze re-integratieverplichtingen
• het geven van toegang tot en het gebruik te laten maken van onze online omgeving(en)
• de beoordeling of je voor (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een soortgelijke regeling valt
• het voldoen aan van overheidswege opgelegde regelingen, de naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding(en) van overeengekomen afspraken, interne (beleids)regels en/of de nakoming van geldende wet- en regelgeving
• het bijvoorbeeld per e-mail of via de nieuwsbrief delen van informatie over onze dienstverlening, activiteiten en aanbiedingen, tenzij je hebt aangegeven geen prijs te stellen hierop.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
In alle gevallen verwerken wij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel. Welke gegevens wij verwerken kan per situatie en doel verschillen. Hieronder wordt toegelicht welke gegevens wij verzamelen.

Bij inschrijving:
- NAW-gegevens;
- contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Geboortedatum;
- Geslacht;
- Werkervaring;
- Opleiding(en) en cursus(sen);
- Functie (of de gewenste functie);
- Gegevens over beschikbaarheid;
- Salaris (of gewenste salaris);
- Foto (slechts wanneer je hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven);
- Andere door jou verstrekte gegevens.

Eventueel verwerken we bij inschrijving een kopie van jouw ID-bewijs. Dit gebeurt alleen met het oog op arbeidsbemiddeling naar een opdrachtgever en gebeurt op grond van de Waadi. Als een kopie van jouw ID-bewijs wordt verwerkt, dan wordt die na uiterlijk vier weken verwijderd, tenzij een uitzendovereenkomst tot stand is gekomen.

Het doel bij inschrijving is om onze dienstverlening op jouw wensen en kwaliteiten af te stemmen. Bij aanvang zijn meer dan deze gegevens niet nodig om jou te kunnen bemiddelen naar arbeid. Door inschrijving bij ons hebben wij met het oog op de arbeidsbemiddeling en de te sluiten overeenkomst deze gegevens nodig. Wij adviseren je dan ook uitdrukkelijk om slechts bovengenoemde gegevens aan ons te verstrekken.

Je gaat aan de slag (bij of via ons):
Als jij via ons aan het werk gaat, verzamelen wij ook nog een aantal (bijzondere en gevoelige) persoonsgegevens. Hiervan zijn er een aantal af te leiden van jouw identiteitsbewijs. Wij verzamelen jouw:
- Nationaliteit;
- Kopie ID-bewijs, verblijfsvergunning of werkvergunning (hierdoor ook het type ID-bewijs en het documentnummer);
- Geboorteplaats;
- BSN;
- Bankrekeningnummer;
- Huwelijkse staat.

Als werkgever hebben wij bovengenoemde gegevens van jou nodig om aan onze verplichtingen te voldoen. Er bestaat voor ons een wettelijke grondslag om deze gegevens te verwerken. Bovenstaande gegevens blijven bovendien gedurende een bepaalde periode na afloop van jouw dienstverband bij ons in ons systeem verwerkt, vanwege de geldende wettelijke bewaartermijnen.

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel niet buiten Nederland verwerkt. Indien dit wel het geval is, heeft DDF de benodigde maatregelen genomen om zich ervan te verzekeren dat de door jou doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat hebben wij niet nodig?
Wij hebben een aantal persoonsgegevens niet nodig om jou te bemiddelen naar arbeid. Wij raden het jou dan ook ten zeerste af om onderstaande (bijzondere) persoonsgegevens in het cv op te nemen:
- Godsdienst of levensovertuiging
- Ras of etnische afkomst
- Strafrechtelijke gegevens
- Politieke gezindheid
- Gezondheid
- Seksuele leven
- Lidmaatschap van een vakvereniging vakbond of politieke partij
- BSN en bankrekeningnummer

Hoe delen we jouw persoonsgegevens?
Als je hebt gesolliciteerd op een specifieke functie, gebruiken wij jouw persoonsgegevens in beginsel alleen daarvoor. Daarnaast delen wij je persoonsgegevens binnen ons bedrijf met andere bedrijfsonderdelen met het oog op de uitvoering van de genoemde doelen.

De gegevens die in onze databank staan, zijn voor slechts een beperkt aantal medewerkers van onze bedrijfsonderdelen toegankelijk.

Welke gegevens verstrekken wij aan een opdrachtgever en/of derden?
Als je hebt aangegeven bemiddeld te willen worden naar werk dan is het voor ons toegestaan om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan potentiële opdrachtgevers. Wij verstrekken dan alleen de noodzakelijke gegevens, zodat (potentiële) opdrachtgevers in staat zijn om te beoordelen of zij jou willen uitnodigen voor een gesprek en jou geschikt vinden voor de functie die zij beschikbaar hebben, te weten:
- Naam;
- Woonplaats;
- Geslacht;
- Geboortedatum of leeftijd (indien en voor zover van belang);
- Opleiding(en) en cursus(sen) (indien en voor zover van belang voor de functie);
- Werkervaring (indien en voor zover van belang voor de functie);
- In het geval jij als werknemer een nationaliteit van buiten de EU/EER bezit, zijn wij verplicht om een kopie van jouw geldige verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning en/of identiteitsbewijs aan de opdrachtgever te verstrekken.

Derden
Wij schakelen derde partijen in om diensten te verrichten in verband met onder andere het beheer en de beveiliging van onze systemen. Mogelijk hebben deze partijen inzicht in de door ons verwerkte persoonsgegevens. De ingeschakelde partijen zijn uitsluitend geautoriseerd om deze gegevens te gebruiken in verband met de diensten die zij voor DDF verrichten.

Verder geschiedt verstrekking van persoonsgegevens aan derden slechts op basis van een wettelijke verplichting, dan wel ter uitvoering van een (nog te sluiten) overeenkomst of als er een gerechtvaardigd belang bestaat.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens, zolang als dit noodzakelijk is. Hiervoor hanteren wij de toepasselijke, geldende, wettelijke bewaartermijnen.

1. Als je bij ons hebt gesolliciteerd voor een functie bij een van onze bedrijfsonderdelen, dan bewaren wij jouw gegevens maximaal vier weken, tenzij je toestemming hebt gegeven om je gegevens maximaal 1 jaar te bewaren;

2. Als je hebt aangegeven door ons bemiddeld te willen worden naar werk, dan worden jouw persoonsgegevens, zonder dat je voor ons hebt gewerkt, maximaal twee jaar, na het laatste contact wat we met je hebben gehad, door ons bewaard. Op het moment dat jij aan ons mededeelt dat je niet langer bemiddeld wilt worden naar arbeid door ons, worden je gegevens vanaf dat moment direct uit het systeem verwijderd.

3. Als je werkzaam bent geweest voor ons of werkzaam voor ons bent, dan bewaren wij de meeste persoonsgegevens maximaal twee jaar ingaande vanaf einde dienstverband, tenzij er een wettelijke verplichting is om jouw persoonsgegevens langer te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die zich bevinden in de loon- en salarisadministratie, de kopie van jouw identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring.

Welke gegevens van zakelijke relaties verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen, waarmee wij zaken doen met als hoofddoel het onderhouden of opbouwen van een zakelijke relatie en het sluiten en onderhouden van een overeenkomst.

De persoonsgegevens die verwerkt worden, blijven beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn, zoals naam, contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) en functies. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden, waarvoor deze gegevens zijn verzameld, waarbij de geldende wet- en regelgeving in acht wordt genomen.

Beveiliging van gegevens
Wij hebben ons ingespannen de meest passende organisatorisch en technische maatregelen te nemen om de aanwezige persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, diefstal of verlies. Werknemers van DDF hebben slechts toegang tot de gegevens, waarover zij dienen te beschikken voor (de uitvoering van) hun werkzaamheden en/of om te voldoen aan de geldende wet- en/of regelgeving. Bovendien zijn en worden de werknemers van DDF gehouden aan het geheimhoudingsbeding wat met hen is overeengekomen. Derden die als verwerker door DDF zijn ingeschakeld zijn gehouden aan de afspraken – zoals over beveiliging en geheimhouding – die met hen zijn overeengekomen.

Datalek
Ondanks de genomen en de blijvend te nemen maatregelen, kan het voorkomen dat anderen onrechtmatig aan je persoonsgegevens komen voor oneigenlijke doeleinden. In deze situatie is er sprake van een datalek. Wij verzoeken je dringend om hiervan melding te doen via de contactpagina of via het e-mailadres: privacy@ddfpeople.nl. Hierdoor kunnen wij direct actie ondernemen.

Bij een melding worden zo min mogelijk persoonsgegevens van jou gevraagd. De gegevens die wij verwerken, verwerken wij om de melding te verifiëren, te onderzoeken en eventueel de uitkomst aan jou te vermelden.

Welke rechten heb je als betrokkene?
Als betrokkene heb je recht op inzage, correctie, verwijdering (vergetelheid) en dataportabiliteit van de gegevens die je bij ons hebt aangeleverd en/of door ons verwerkt zijn. Indien je van een van jouw rechten gebruik maakt, zullen wij jou eerst identificeren.

De gegevens die wij hebben verwerkt kunt je te allen tijde opvragen bij ons. Hiervoor kun je een verzoek doen via de contactpagina of door een e-mail te sturen aan privacy@ddfpeople.nl. Het verzoek wordt behandeld door de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Het verzoek wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek beantwoord.

Je kunt ook het verzoek doen tot correctie, verwijdering (dan wel het afschermen) of overdracht van de gegevens die wij hebben. Dit verzoek kan eveneens gedaan worden door de contactpagina in te vullen of door een e-mail te sturen aan privacy@ddfpeople.nl ter attentie van de FG. Binnen vier weken wordt het verzoek verwerkt, waarbij getracht wordt aan het verzoek te voldoen.

Bedrijfsonderdelen
Het overzicht van de bedrijfsonderdelen van DDF vindt je op deze pagina.

Wijzigingen
Dit statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze website te raadplegen.

Vragen of opmerkingen
Heb je vragen, opmerkingen of klachten, neem dan contact met de Functionaris voor de Gegevensbescherming via fg@ddfpeople.nl